基礎から学ぶMBA イベント/ビジネスプランニング方法【実施計画編】
HIROSHIGE
イベントを企画・制作するにあたり、事前準備計画は業務部門ごとに業務項目（やるべきこと）をできるだけ詳細に洗い出し、それぞれの担当者と期日を決め、ガントチャートなどを利用し、常に進捗状況を把握できるようにします。
PDCAサイクルなど使用し、計画とズレがあれば、その原因を探り対処法を考えていくことが重要になります。
どうしても計画より遅れてしまうことも多いです。
余裕を持った計画と推進をおこなうことが安心・安全にも繋がります。
今回は開催実施計画をつくるときのポイントを説明させていただきます。
開催 実施計画
開催実施計画書はイベントマニュアルとも呼ばれ、スタッフ全員に配られ、スタッフ全員の行動の基準になります。
そのため、各担当部門の意見を集め、詳細が決められていきます。
さまざまなことを予想し、マニュアルに明記することにより、どのスタッフでも同じ行動ができるように考え制作します。
◆組織体制
どのような担当部署が必要で、どのスタッフがその部署の責任者で、連絡系統なども合わせて考える。
◆本番スケジュール
主催者の意向だけではなく、お客さんの経験価値も考えたスケジュールを計画する。
◆設営・撤去スケジュール
効率的なスケジュールを各セクションと調整する。無理なスケジュールだと事故に繋がる可能性も高くなる。
◆リハーサルスケジュール
出演者とのスケジュールを調整し、修正作業を行えるように余裕を持つことが大切です。
◆会場レイアウト
お客様導線から考え、効果的にお客さんに最大限の経験を提供できるようなレイアウトを考える。
◆施工物詳細
何のための施工物かを良く考え、文字の大きさなど効果的なデザインを考える。
安全性を第一に考え、計画がわかりやすく、スタッフの理解しやすい環境を作り、誰でもチェックできるようにする。
◆テクニカル詳細
目的とする演出効果から費用対効果を最大限に活かせる計画を考える。
顧客経験価値を上げるための演出面からすべてをを計画をする。
◆運営概要
お客様が来場からお帰りいただくまでの流れを安全、安心でスムーズな運営ができるように考える。
運営面でボトルネックになりそうな箇所には人員配置もフレキシブルに対応できるように考える。
◆案内サイン計画
会場特性に合わせ、お客様にわかりやすいように計画する。
主催者側の思い込みで、不足箇所が出る可能性もあるので、追加対応できる施策も用意しておく。
◆緊急事態計画
災害や気分を悪くされるお客様などの対応を事前に計画しておく。
開催場所の警察、消防、病院など事前に調べ連絡先や対応方法を確認しておくことが必要です。
※上記は一例で、イベントに関係する内容をできるだけ詳細に打ち合わせをして決めます。
まとめ
事前準備計画は遅れてしまうことが多いですが、チェックバックの基準を明確化しておくことと、スタッフ間のコミュニケーションが大切です。
現場では、トラブルやミスがおこることも想定しておく必要があります。
スタッフ全員が臨機応変の対応をすることが可能な余裕のあるタイムスケジュールを計画することが重要です。
今回もお付き合いいただき、ありがとうございました。
